Das KI-Reifephasenmodell von der Haufe Akademie im Jahr 2024 publiziert und von Dr. Marcus Disselkamp entwickelt bietet zur Planung und zum Monitoring von KI-Initiativen die 6 Phasen Awareness (1), Strategie (2), Governance (3), Experiment (4), Integration (5) und Skalierung (6) an.
Gerade am Beginn, der Unfreeze Phase von Veränderungsprojekten achten viele Organisationen nicht ausreichend auf Change Management und Kommunikation. Die investierte Anfangsenergie zahlt sich jedoch am Ende immer aus, wenn eine motivierte und gut informierte Mannschaft sagt: „Das hat gut geklappt, lasst uns weitermachen!“
Das Bewusstsein für einen dringenden Veränderungsbedarf schärfen
Natürlich ist es essentiell, dass Mitarbeitende und Führungskräfte das Potential und die Chancen von KI von Anfang an erkennen. Dr. Marcus Disselkamp beschreibt die Awarnessphase (1) mit “Wissen aufbauen und Verständnis entwickeln“. Ein sauberer Projekteinstieg bedeutet auf alle Fälle, im Führungskreis ein gleiches Bild zu schaffen, bevor weitere Mitarbeiter involviert werden. Der von Kotter schon 1996 vielzitierten “Sense of Urgency“ gilt mehr denn je und geht noch über “Verständnis entwicken“ hinaus: Es geht hier um die Frage „Was passiert, wenn nichts passiert?“ Was ist die Konsequenz, wenn die Organisation sich nicht auf den KI-Pfad begibt? Welche erste Geschichte entwickelt die Führungsmannschaft daraus, um Ihren Mitarbeitenden Orientierung zu geben? Ein KI-Briefing für Entscheider und Schlüsselfiguren könnte zu Beginn einen Überblick geben, einen möglichen Scope und Szenarien aufzeigen, Fragen beantworten und Sicherheit vermitteln. Erst wenn ein einheitliches Bild über das Was (KI) herrscht, kann eine effektive Diskussion über das Wie (Vorgehen) erfolgen.
Eine machtvolle Führungskoalition formen
Noch in der Awareness-Phase (1) gilt es, eine machtvolle Führungskoalition formen. Nach Kotter ist dies der zweite von acht Schritten zum erfolgreichen Change Projekt (“putting together a group with enough power to lead the change“): Dies korrespondiert mit dem Promotorenmodell von Disselkamp: Er beschreibt als Machtpromotoren alle Führungskräfte, charismatische Experten, ebenso z.B. Product Owner und KI-Manager. Praxiserfahrung zeigt jedoch, dass ein effektiver Führungskreis nicht zu groß sein darf und je nach Organigramm und Unternehmen unterschiedlich sein kann. Wichtig ist, dass diese Führungskoalition v.a. am Anfang Stabilität verkörpert und mit einer Stimme spricht. Diese einflussreichen Personen sind es, die das Change Management verstehen und auch leiten; Was ist die Story und welche Kanäle benutzen wir, wie steuern wir und wo setzten wir Prioritäten bei unserer Strategie?
Eine Vision und messbare Strategie entwickeln
Spätestens jetzt ist nochmal die Führungskoalition gefragt: In der Phase 2 “Strategie“ des KI-Reifephasenmodells geht es darum, KI nahtlos in die strategische Ausrichtung zu integrieren. Also eine KI Strategie z.B. in einer bereits vorhandenen Digitalisierungsstrategie zu platzieren. Dies ist idealerweise direkt in Verbindung mit der langfristigen Unternehmens Vision und Mission. John Kotter hat das vor 30 Jahren als “Vision und messbare Strategie entwickeln“ bezeichnet und bezieht dies direkt auf die bevorstehnende Veränderung (“Creating a vision to help direct the change effort“).
Entscheidend ist den oder die richtigen Use Cases für den Einstieg zu finden, hier geht es Machbarkeit, ROI, Lernen und positive Signalwirkung in die Organisation. Da Unternehmen bezüglich ihrer Strategiearbeit sehr unterschiedlich sein können ist eine Qualitätsabsicherung mit einem ersten Meilenstein im Sinne eines umfassenden Strategie-Checks als Gate 1 vor der Governance Phase (3) empfehlenswert ev. geht es ja sogar um die Entwicklung ganz neue Geschäftsmodelle. Hier hat sich die Methode Canvas bewährt..
Stage-Gate Prozess: Mit dem Use Case durch Gate 1 als 1. Meilenstein
Ein Stage-Gate-Prozess unterstützt die Qualität der jeweiligen internen Anforderungen; Bei General Motors bildeten sich dazu die Begriffe “Readiness Review und Moments of Truth“ dazu heraus. Im Phasenplan einer KI-Einführung könnte vor der Governance Phase (3) ein Gate 1-Meeting als Abschluss der Unfreeze-Phase mit priorisiertem Use Case stehen. Folgende hilfreiche Fragestellungen können unterstützen:
- Was passiert, wenn keine KI-Initiative startet?
- Ist eine Digitalstrategie vorhanden und mit der Unternehmensvision verknüpft?
- Ist eine KI-Strategie vorhanden und mit der Digitalstrategie verknüpft?
- Wie ist die Vision der Veränderung bzw. der KI-Einführung in 3-5 Jahren?
- Welche Use Cases gibt es und welcher wurde priorisiert, warum?
- Wie ist die Datensituation, der Reifegrad der Daten?