Zu jeder Organisation gehören Rituale. In Zeiten von mobiler Arbeit und andauerndem Wandel fühlt sich so mancher im luftleeren Raum. Gemeinsame Rituale helfen dabei, uns Orientierung zu geben: Rituale sind die Lagerfeuer moderner Organisationen. Das kann formal mit Festen oder Zeremonien passieren oder informell am Kaffeeautomaten oder in der Raucherecke.
Die soziale Funktion von Ritualen besteht darin, Zugehörigkeit zur eigenen Gruppe zu stärken und diese auch gegen andere Gruppen abzugrenzen. Durch Rituale wird auch die hierarchische Ordnung bestätigt, gewünschtes Verhalten verstärkt, Unsicherheit abgebaut oder Übergangssituationen stabilisiert. Story Telling und die oft gebetsmühlenartige Wiederholung von Botschaften, Anekdoten und Geschichten brauchen Raum für Dialog und dienen der kontinuierlichen Vermittlung von Sinn im Unternehmen. Gerade gute Geschichten können Menschen in Meetings stark inspirieren.
Zu wichtigen Gemeinschaftsritualen gehören vor allem Kommunikationsrituale, wie Teambesprechungen, das tägliche Stand-Up vor dem Kanbanboard oder der jährliche Strategieworkshop. Wenn es um fachliche Problemlösung und Entscheidungsfindung geht, sind Besprechungen essenziell. Leider wird kostbare Meetingzeit auch nur der banalen Informationsweitergabe geopfert. Im digitalen Zeitalter ergibt es oft wenig Sinn, bis zum nächsten Regelmeeting in acht Tagen zu warten, Informationen müssen rechtzeitig und auf breiter Basis zur Verfügung stehen. Mitarbeiter können z. B. eigenständig entscheiden, welche Information sie wann auswählen. Um Meetings effizient zu machen, brauchen die Teilnehmer Spielregeln. Dies gilt nicht nur für das Meeting selbst, sondern auch für die Vor- und Nachbereitung.
Erfolgsfaktoren für effektive Meetings:
- Pünktlich anfangen, nicht auf »Zu-spät-Kommer« warten.
- Tagesordnung und Zielstellung vorbereiten und vorstellen.
- Zeitvorgabe für jeden Tagesordnungspunkt festlegen, Sprechzeiten beschränken, Schwätzer und detailverliebte Experten ausbremsen. Eingreifen, wenn die Diskussion vom Thema abschweift!
- Keine Unterbrechungen, Störungen oder unsachliche Ausführungen dulden.
- Keine Laptops oder Smartphones: Volle Konzentration!
- Schweigende Teilnehmer nach ihrer Meinung fragen und einbinden.
- Ergebnisse immer wieder zusammenfassen, am Flipchart visualisieren.
- Keine Besprechung ohne Ergebnisprotokoll – wer hat bis wann was zu tun?
- Das Meeting endet zur vorgegebenen Zeit. Offene Punkte vertagen und auf die
nächste Agenda setzen. - Meetingprotokoll versenden.
- Nach einiger Zeit überprüfen, ob Beschlüsse wie besprochen umgesetzt wurden.
Checkliste zur Vorbereitung von guten Meetings (nach Feßler):
- Der Teilnehmerkreis ist für die Themen kompetent.
- Einladung samt Agenda und Hintergrundinformation sind versendet.
- Moderation und Protokollführung sind geklärt.
- Beginn- und Endzeiten sind definiert und kommuniziert.
- Es gibt eine klare Zielsetzung, Rahmenbedingungen dazu sind geklärt.
- Jeder Teilnehmer hat eventuelle Hausaufgaben erledigt.
- Räumlichkeiten sind reserviert, Technik ist vorhanden (Beamer, Flipchart etc.)
- Spielregeln des Meetings sind bekannt.
- Verpflegung, Sitzordnung und Pausenzeiten sind geklärt.
Quelle: Gesunde Führung, Roman Feßler, Beate Guldenschuh-Feßler, BoD-Books on Demand, 2013